Att signera dokument digitalt har blivit vardagligt inom rekrytering och HR. Med ett par klick och BankID kan du få ett anställningsavtal påskrivet av en kandidat som sitter hemma i soffan. För bemanningsföretag och HR-avdelningar är digital signering numera standard, inte en bonusfunktion. Att signera dokument digitalt sparar både tid och papper, och gör det mycket lättare att hålla ordning på vem som har skrivit på vad.
Så funkar det med BankID
Du laddar upp PDF:en till en e-signeringstjänst, till exempel Scrive, Visma Sign, SigneraDokument eller Kivra. Sedan fyller du i kanditatens namn och e-postadress. Kandidaten får ett mejl med en länk, öppnar dokumentet i mobilen eller datorn och signerar med sitt BankID. Hela flödet brukar ta under tre minuter och båda parter får en signerad kopia direkt i inkorgen. Behöver flera personer skriva på, till exempel en chef och en HR-ansvarig, går det att lägga in i samma flöde med automatiska påminnelser. Du kan också använda mallar för att slippa fylla i samma fält varje gång. Tänk på att alla signerare måste samtycka till elektronisk signering, men de allra flesta gör det utan att tveka.
Fördelar för rekrytering och HR
Den största vinsten är tid. En HR-handläggare som tidigare skrev ut, postade och scannade avtal kan nu hantera tio gånger så många under en arbetsdag. Onboarding går snabbare när nya medarbetare kan skriva på samma dag som de tackar ja till tjänsten. Du slipper också borttappade papper och oläsliga underskrifter. Allt arkiveras automatiskt med åtkomstkontroll, vilket gör revisioner och GDPR-granskningar betydligt enklare att klara av. Det blir också tydligt för kandidaten att ni jobbar modernt och digitalt redan från första kontakten (en liten men viktig signal). För konsultbolag som signerar hundratals avtal per månad kan tidsvinsten bli flera arbetsveckor om året.
Säkerhet och juridisk giltighet
BankID räknas som avancerad elektronisk signatur (AES) enligt EU:s eIDAS-förordning. Det betyder att ett digitalt signerat anställningsavtal är minst lika juridiskt bindande som ett med bläckpenna, och har faktiskt starkare bevisvärde. Identiteten verifieras via personnummer och tidsstämpel, och dokumentet skyddas med kryptering mot ändringar i efterhand. För utländska kandidater finns eIDAS-godkända alternativ som finska Mobile-ID och danska MitID som fungerar lika bra (bra att kolla innan ni skickar ut signeringsförfrågan). Välj en tjänst som är ISO 27001-certifierad och GDPR-kompatibel, så ligger ni på säkra sidan vid en eventuell granskning.
Vi använder AI för att skapa vårt innehåll. Upptäcker du ett faktafel? Skriv till [email protected].